RFQ & Purchase Order

24 Mei 2026 - Maria Ona
Initial Draft
  1. RFQ dari PR
  2. Purchase Order transaksi valas
xx2026
Update Fitur
  1. Overview Purchase Request
  2. Manual Input PR - Product Consumable
  3. Import Document PR
  4. Manual Input PR - Product Asset
  5. Manual Input PR - Product Service
  6. Overview Purchase Order
  7. Manual Input PO - Mata Uang Asing - Product Storable
01 Oktober 2026

Fadhil Maulana
Tri Suci Wulandari

xx2026

xx

Purchase Request

Tujuan

Modul Purchase Order memiliki menu Purchase Request yang berfungsi untuk masing-masing user dari masing-masing department melakukan permintaan pengadaan barang yang nantinya akan di approve oleh Manajer departemen terkait sebelum menjadi dokumen Purchase Order.

User Role - Product Consumable & Asset (Barang non Dagang)

  1. Kepala Toko, mendapatkan akses Create, Read, Update dokumen PR
  2. Asmen, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 1 untuk dokumen PR product non dagang
  3. BOD, sebagai approver layer 2 untuk dokumen PR product non dagang
  4. GA Procurement, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 3 untuk dokumen PR product non dagang
  5. SPV GA, mendapatkan akses Read

Manual Input dokumen Purchase Request - product Consumable

User yang dapat membuat dokumen PR untuk produk dengan tipe consumable adalah Kepala Toko & dokumen PR dapat membuat dokumen Purchase Request secara manual dengan cara:

  1. Kepala Toko klik tombol NEW dihalaman submenu purchase request maka, sistem akan mengarahkan user ke halaman form dengan detil fields sebagai berikut:

    2. Fields(Kolom)

    Keterangan

    Request reference 

    nomor dokumen PR nomor dokumen ini akan terbentuk dengan kode sesuai dengan tipe produk,dan akan terbentuk otomatis ketika user klik tombol BUAT BARU 

    Requested by

    Nama user yang melakukan request

    Request by OU

    Nama cabang yang melakukan request 

    Approval for GA

    Auto terisi user GA yang akan melakukan approval

    Creation Date

    Tanggal dokumen PR dibuat, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server)

    Picking Type

    Alamat gudang penerimaan barang (nama gudang)

    Source Document

    Catatan tambahan terkait dokumen PR

    Description

    Catatan tambahan terkait dokument PR

    Procurement Group


    Product type

    Tipe produk yang akan di pesan di form PR, yang akan memfilter kolom produk sesuai dengan tipe produk

    Product

    Nama produk yang akan di request

    Description

    Deskripsi dari produk yang di request, akan terisi otomatis ketika user pilih produk.

    Qty

    jumlah qty produk yang ingin diminta untuk di beli, secara default sistem akan mengisi jumlah qty 1.

    UoM

    nama satuan simpan produk, otomatis terisi dari master data produk. Namun user tetap bisa mengedit kolom tsb. 

    Request Date

    berisi tanggal request produk berdasarkan line produk, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server).  

  2. Kemudian Kepala Toko klik tombol SIMPAN maka sistem akan
    1. Memunculkan pop up “Purchase Request created successfully” 
    2. Status dokumen PR akan menjadi DRAFT
    3. PR Lines akan terbentuk otomatis di menu PR Lines

  4. Kepala Toko klik tombol REQUEST APPROVAL maka sistem akan
    1. Status dokumen PR akan berubah dari DRAFT → TO BE APPROVED. 
    2. Mengirimkan notifikasi email dan odoo untuk approval dokumen PR kepada PR Manager Asmen
    3. Sistem otomatis merubah status approval menjadi Step 1 of 3

  6. Jika, Asmen klik tombol APPROVE maka sistem akan 
    1. Otomatis mengubah dokumen PR dari DRAFT → TO BE APPROVED.
    2. Sistem otomatis merubah status approval dari Step 1 of 3: Waiting for Asmen → Step 2 of 3: Waiting for BOD
    3. User layer 2 akan menerima notifikasi untuk approval dokumen PR
    4. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → APPROVED.

  8. Jika, Asmen klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECTED. Dan muncul tombol BACK TO DRAFT.
    2. User Kepala toko akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
    3. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECTED.

  10. Jika, BOD klik tombol APPROVE maka sistem akan
    1. Sistem otomatis merubah status approval dari Step 2 of 3: Waiting for BOD → Step 3 of 3: Waiting for GA Procurement
    2. User layer 3 akan menerima notifikasi untuk approval dokumen PR

  12. Jika, BOD klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECTED. Dan muncul tombol BACK TO DRAFT.
    2. User Kepala toko akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
    3. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECTED.

  14. Jika, GA Procurement klik tombol APPROVE maka sistem akan
    1. Sistem Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → APPROVED. Dan muncul tombol CREATE RFQ

  16. GA Procurement klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. otomatis mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECT
    2. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECT
    3. user Requester akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject

  18. GA Procurement klik tombol CREATE RFQ maka sistem akan 
    1. Memunculkan pop up form 


  1. status dokumen PR
    1. DRAFT: status saat PR Lines pertama kali terbentuk
    2. TO BE APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di submit untuk approval
    3. APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di approve oleh user
    4. REJECTED: status ketika dokumen PR ditolak oleh user
    5. DONE: status ketika user sudah selesai memproses semua dokumen PR menjadi RFQ
  3. user yang bisa membuat dokumen PR menjadi draft PO (RFQ) adalah user GA Representative

Import dokumen Purchase Request



Manual Input dokumen Purchase Request - Product Asset

User yang dapat membuat dokumen PR untuk produk dengan tipe Product Asset adalah Kepala Toko & dokumen PR dapat membuat dokumen Purchase Request secara manual dengan cara:

  1. Kepala Toko klik tombol NEW dihalaman submenu purchase request maka, sistem akan mengarahkan user ke halaman form dengan detil fields sebagai berikut:

    2. Fields(Kolom)

    Keterangan

    Request reference 

    nomor dokumen PR nomor dokumen ini akan terbentuk dengan kode sesuai dengan tipe produk,dan akan terbentuk otomatis ketika user klik tombol BUAT BARU 

    Requested by

    Nama user yang melakukan request

    Request by OU

    Nama cabang yang melakukan request 

    Approval for GA

    Auto terisi user GA yang akan melakukan approval

    Creation Date

    Tanggal dokumen PR dibuat, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server)

    Picking Type

    Alamat gudang penerimaan barang (nama gudang)

    Source Document

    Catatan tambahan terkait dokumen PR

    Description

    Catatan tambahan terkait dokument PR

    Procurement Group


    Product type

    Tipe produk yang akan di pesan di form PR, yang akan memfilter kolom produk sesuai dengan tipe produk

    Product

    Nama produk yang akan di request

    Status Asset

    Pilihan type asset yang akan direquest merupakan "Pembelian Baru" atau "Pergantian Barang Lama"

    Nomor Asset

    Jika Status Asset dipilih Pergantian Barang Lama, maka user akan pilih nomor Asset

    Asset Account

    Jika Status Asset dipilih Pergantian Barang Lama, Asset account akan auto terpilih sesuai nomor asset yang dipilih

    Description

    Deskripsi dari produk yang di request, akan terisi otomatis ketika user pilih produk.

    Qty

    jumlah qty produk yang ingin diminta untuk di beli, secara default sistem akan mengisi jumlah qty 1.

    UoM

    nama satuan simpan produk, otomatis terisi dari master data produk. Namun user tetap bisa mengedit kolom tsb. 

    Request Date

    berisi tanggal request produk berdasarkan line produk, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server).  

  2. Kemudian Kepala Toko klik tombol SIMPAN maka sistem akan
    1. Memunculkan pop up “Purchase Request created successfully” 
    2. Status dokumen PR akan menjadi DRAFT
    3. PR Lines akan terbentuk otomatis di menu PR Lines

  4. Kepala Toko klik tombol REQUEST APPROVAL maka sistem akan 
    1. memunculkan tombol ACCEPT & REJECT. Status dokumen PR akan berubah dari DRAFT → TO BE APPROVED. 
    2. Mengirimkan notifikasi email dan odoo untuk approval dokumen PR kepada PR Manager Asmen
    3. & sistem otomatis merubah status approval menjadi Step 1 of 2

  6. Jika, Asmen klik tombol APPROVE maka sistem akan 
    1. otomatis mengubah dokumen PR dari DRAFT → TO BE APPROVED.
    2. & sistem otomatis merubah status approval dari Step 1 of 2: Waiting for Asmen → Step 2 of 2: Waiting for GA Representative
    3. user layer 2 akan menerima notifikasi untuk approval dokumen PR
    4. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari DRAFT → APPROVED.

  8. Jika, Asmen klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECTED. Dan muncul tombol BACK TO DRAFT. 
    2. user Kepala toko akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
    3. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECTED. 

  10. GA Representative klik tombol APPROVE maka sistem akan 
    1. otomatis mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → APPROVED
    2. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → APPROVED
  12. GA Representative klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. otomatis mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECT
    2. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECT
    3. user ASMEN akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
  14. GA Representative klik tombol CREATE RFQ maka sistem akan 
    1. Memunculkan pop up form 


  1. status dokumen PR
    1. DRAFT: status saat PR Lines pertama kali terbentuk
    2. TO BE APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di submit untuk approval
    3. APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di approve oleh user
    4. REJECTED: status ketika dokumen PR ditolak oleh user
    5. DONE: status ketika user sudah selesai memproses semua dokumen PR menjadi RFQ
  3. User yang bisa membuat dokumen PR menjadi draft PO (RFQ) adalah user GA Representative
  4. Masing-masing user hanya dapat melihat dokumen PR sesuai cabang user login, tidak bisa melihat dokumen PR cabang lain 
  5. proses penginputan PR untuk asset, akan membentuk 
    1. dokumen pencatatan nilai aset untuk pembelian barang baru
    2. dokumen re-evaluate asset untuk PR pergantian barang lama
  7. setiap kali mengajukan PR kemudian PO maka sistem akan mengecek budget, jika budget tidak mencukupi maka dokumen Draft PO tidak bisa di proses

Manual Input dokumen Purchase Request - Product Service

User yang dapat membuat dokumen PR untuk produk dengan tipe consumable adalah Kepala Toko & dokumen PR dapat membuat dokumen Purchase Request secara manual dengan cara:

  1. Kepala Toko klik tombol NEW dihalaman submenu purchase request maka, sistem akan mengarahkan user ke halaman form dengan detil fields sebagai berikut:

    2. Fields(Kolom)

    Keterangan

    Request reference 

    nomor dokumen PR nomor dokumen ini akan terbentuk dengan kode sesuai dengan tipe produk,dan akan terbentuk otomatis ketika user klik tombol BUAT BARU 

    Requested by

    Nama user yang melakukan request

    Request by OU

    Nama cabang yang melakukan request 

    Approval for GA

    Auto terisi user GA yang akan melakukan approval

    Creation Date

    Tanggal dokumen PR dibuat, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server)

    Picking Type

    Alamat gudang penerimaan barang (nama gudang)

    Source Document

    Catatan tambahan terkait dokumen PR

    Description

    Catatan tambahan terkait dokument PR

    Procurement Group


    Product type

    Tipe produk yang akan di pesan di form PR, yang akan memfilter kolom produk sesuai dengan tipe produk

    Product

    Nama produk yang akan di request

    Description

    Deskripsi dari produk yang di request, akan terisi otomatis ketika user pilih produk.

    Qty

    jumlah qty produk yang ingin diminta untuk di beli, secara default sistem akan mengisi jumlah qty 1.

    UoM

    nama satuan simpan produk, otomatis terisi dari master data produk. Namun user tetap bisa mengedit kolom tsb. 

    Request Date

    berisi tanggal request produk berdasarkan line produk, sistem otomatis akan mengisi tanggal saat user membuat dokumen (mengikuti tanggal server).  

  2. Kemudian Kepala Toko klik tombol SIMPAN maka sistem akan
    1. Memunculkan pop up “Purchase Request created successfully” 
    2. Status dokumen PR akan menjadi DRAFT
    3. PR Lines akan terbentuk otomatis di menu PR Lines

  4. Kepala Toko klik tombol REQUEST APPROVAL maka sistem akan
    1. Status dokumen PR akan berubah dari DRAFT → TO BE APPROVED. 
    2. Mengirimkan notifikasi email dan odoo untuk approval dokumen PR kepada PR Manager Asmen
    3. Sistem otomatis merubah status approval menjadi Step 1 of 3

  6. Jika, Asmen klik tombol APPROVE maka sistem akan 
    1. Otomatis mengubah dokumen PR dari DRAFT → TO BE APPROVED.
    2. Sistem otomatis merubah status approval dari Step 1 of 3: Waiting for Asmen → Step 2 of 3: Waiting for BOD
    3. User layer 2 akan menerima notifikasi untuk approval dokumen PR
    4. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → APPROVED.

  8. Jika, Asmen klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECTED. Dan muncul tombol BACK TO DRAFT.
    2. User Kepala toko akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
    3. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECTED.

  10. Jika, BOD klik tombol APPROVE maka sistem akan
    1. Sistem otomatis merubah status approval dari Step 2 of 3: Waiting for BOD → Step 3 of 3: Waiting for GA Procurement
    2. User layer 3 akan menerima notifikasi untuk approval dokumen PR

  12. Jika, BOD klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECTED. Dan muncul tombol BACK TO DRAFT.
    2. User Kepala toko akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject
    3. Berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECTED.

  14. Jika, GA Procurement klik tombol APPROVE maka sistem akan
    1. Sistem Mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → APPROVED. Dan muncul tombol CREATE RFQ

  16. GA Procurement klik tombol REJECT maka sistem akan 
    1. otomatis mengubah dokumen PR dari TO BE APPROVED → REJECT
    2. berdampak pada dokumen PR Lines, yang akan otomatis berubah status dari TO BE APPROVED → REJECT
    3. user Requester akan menerima notifikasi atas dokumen PR yang di reject

  18. GA Procurement klik tombol CREATE RFQ maka sistem akan 
    1. Memunculkan pop up form 


  1. status dokumen PR
    1. DRAFT: status saat PR Lines pertama kali terbentuk
    2. TO BE APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di submit untuk approval
    3. APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di approve oleh user
    4. REJECTED: status ketika dokumen PR ditolak oleh user
    5. DONE: status ketika user sudah selesai memproses semua dokumen PR menjadi RFQ
  3. user yang bisa membuat dokumen PR menjadi draft PO (RFQ) adalah user GA Representative

Purchase Order

Merupakan modul yang mengakomodir dokumen terkait pembelian barang kepada vendor, dokumen ini dapat dibuat secara manual dimulai dari Purchase Request, RFQ, Purchase Order, Purchase Receipt, Receipt Note, Debit Note.

User Role - Non Barang Dagang (Consumable dan Asset)

  1. GA Procurement mendapatkan akses Create, Read, Update dokumen PO
  2. SPV GA, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 1 untuk dokumen PR product consumable dan asset
  3. FA MANAGER, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 2 untuk dokumen PR product consumable dan asset
  4. BOD, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 3 untuk dokumen PR product consumable dan asset



User Role - Product Storable

  1. Procurement mendapatkan akses Create, Read, Update dokumen PO
  2. SPV GA, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 1 untuk dokumen PR product consumable
  3. FA MANAGER, mendapatkan akses Read, Update dokumen PR sebagai approver layer 2 untuk dokumen PR product consumable


Manual Input dokumen Purchase Order 

1. Proses Purchase Order Non Barang Dagang (Consumable dan Asset)


2. Proses Purchase Order Barang Dagang (Storable) 


  1. status dokumen PO
    1. DRAFT: status saat PR Lines pertama kali terbentuk
    2. TO BE APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di submit untuk approval
    3. APPROVED: status ketika dokumen PR sudah di approve oleh user
    4. REJECTED: status ketika dokumen PR ditolak oleh user
    5. DONE: status ketika user sudah selesai memproses semua dokumen PR menjadi RFQ
  3. user yang bisa membuat dokumen PR menjadi draft PO (RFQ) adalah user procurement
  4. Masing-masing user hanya dapat melihat dokumen PR sesuai cabang user login, tidak bisa melihat dokumen PR cabang lain 


Import dokumen Purchase Order